Ha vállalkozásod van vagy üzleti partnereket keresel, biztosan találkoztál már a cégkivonat, cégmásolat és névjegy fogalmával. De tudod pontosan, hogy melyik dokumentum mire való, és milyen formátumban érdemes beszerezni? Ebben a cikkben összefoglaljuk a legfontosabb különbségeket és segítünk eligazodni a különböző fájltípusok között. Ez az infó szerepel főoldalunkon is, a GY.I.K.-ban (FAQ) is, de itt kissé bővebben kifejtjük.
Cégkivonat, cégmásolat vagy névjegy – melyik mire jó?
1. Cégkivonat
A cégkivonat a vállalkozásod vagy egy másik cég aktuális, hatályos - friss, aznapi - adatait tartalmazza. Ez azt jelenti, hogy csak az éppen érvényes bejegyzések vannak benne, a korábbi változások nem szerepelnek. Általában ezt kérik a bankok, hatóságok vagy üzleti partnerek egy-egy tranzakció vagy szerződéskötés során.
2. Cégmásolat
A cégmásolat a cég teljes történetét bemutatja, azaz nemcsak az aktuális adatokat, hanem a korábbi módosításokat is tartalmazza. Ha például egy cég korábban más tulajdonosi szerkezettel működött, az ebből a dokumentumból kiderül. Jellemzően jogi eljárások, mélyebb üzleti elemzések során van rá szükség.
3. Névjegy
A névjegy egy rövidebb, legegyszerűbb formátumú dokumentum, - és persze, a legolcsóbb is - amely a cég alapvető nyilvános adatait tartalmazza. Ez főként tájékozódásra szolgál, nem pedig hivatalos ügyintézéshez.
Milyen formátumban kérjük ezeket a dokumentumokat?
1. PDF fájl
PDF-et mindenki használ, ezt a fájtípust sokan ismerik. A PDF formátum az egyik leggyakoribb választás, ha egy cégdokumentumot egyszerűen olvasható és továbbítható formában szeretnénk megkapni. Ez egy - speciális szoftver nélkül - nem módosítható formátum, ami ideális az üzleti kommunikációhoz és az ügyintézéshez.
2. Hitelesített PDF
A hitelesített PDF tartalmazza az Igazságügyi Minisztérium elektronikus aláírását, amely igazolja, hogy a dokumentum eredeti és hivatalos forrásból származik. Ezt a formátumot banki ügyintézéshez, pályázatokhoz vagy hatósági eljárásokhoz érdemes választani.
3. ES3 fájl
Az ES3 fájl egy speciális elektronikus formátum, amely az e-Szignó rendszerben ellenőrizhető. Ez egy fokozott biztonságú elektronikus aláírást és időbélyegzőt tartalmaz, amely hiteles jogi dokumentumnak minősül. Elsősorban elektronikus ügyintézéshez használják, és csak speciális szoftverrel nyitható meg.
Mikor melyiket válasszuk?
Banki ügyintézéshez: hitelesített PDF vagy ES3 fájl.
Pályázatokhoz, hivatalos ügyintézéshez: hitelesített PDF.
Egyszerű tájékozódásra: sima PDF vagy névjegy.
Jogi eljárásokhoz, részletes üzleti elemzéshez: cégmásolat hitelesített PDF-ben.
Összegzés
A megfelelő cégdokumentum kiválasztása attól függ, hogy milyen célra van szükségünk rá. Ha gyors információra van szükséged, elég lehet egy egyszerű PDF formátumú cégkivonat vagy névjegy. Hivatalos ügyintézéshez azonban mindenképpen érdemes hitelesített PDF-et vagy ES3 formátumot választani.
